如何做好檔案管理工作,淺談如何做好檔案管理工作

2021-03-03 20:53:16 字數 5178 閱讀 5579

1樓:朝暮梨花醉2雨

充分認識到檔案管理工作的重要性,提高重視度。

充分利用各種資源,實現檔案現代化管理。

提高檔案管理人員的綜合素質。

檔案的現代化管理應該做到:推進檔案工作的標準化、規範化;設計好檔案現代化管理總體方案;加快檔案現代化基礎設施的建設;建設系統工程,實現資源資訊共享;合理開展宣傳工作。

在提高人員素質方面,應做到:培養檔案管理人員的觀察能力、分析、綜合能力;遵循客觀、全面原則,提高調查研究能力和組織協調能力。

**如何做好檔案管理工作

2樓:黑色也很美

一、增強服務意識,提高服務水平,爭取領導重視

無論任何單位的任何一項工作,都必須得到領導的重視,才能使這項工作順利開展,檔案工作也如此。領導對檔案工作的價值和認識程度,決定著他們對檔案工作的態度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。把檔案工作列入議事日程,是規範檔案工作的需要。

檔案管理人員應該充分發揮其主觀能動性,以實際行動去影響並爭取領導的重視。要使單位的檔案工作更好的發展,領導和檔案人員都必須同時重視檔案工作。檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。

這個根本工作是內因,領導的重視是外因,外因必須通過內因起作用。然而如何發揮主觀能動性,爭取領導重視,檔案管理人員應當做到如下幾點:

1、加大檔案宣傳力度,使領導增強檔案管理意識。

有的單位領導對檔案工作重視不夠,很多都是因為缺乏檔案意識,認為檔案工作在一個單位可有可無,因此,對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的,要經常把有關檔案、材料給領導看,在領導的腦海裡留下印象,尤其是一些與本單位密切相關的材料,很可能會使領導看後受到啟發,並在實踐中加以應用。檔案管理人員要經常向領導彙報檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對單位的益處,使領導更加重視檔案工作。

2、愛崗敬業,使領導滿意自己的工作。

領導是否重視檔案工作,很大程度上取決於對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作,忠於職守,在領導和群眾心目中留下一個好的印象。

二、拓寬視野,加強現有資源的綜合利用,實現現代化檔案管理

隨著改革的深入發展,檔案管理面臨著許多亟待解決的問題,諸如檔案數量越來越多,給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落後直接影響檔案的質量,只有實現現代化檔案管理,才能有效地解決新形勢下出現的問題。

1、增強責任感,提高管理意識。

檔案管理是一門專業性很強的工作,管理人員既要有高度的工作責任感,良好的職業道德,細心辦事的工作態度,樂於奉獻的工作精神,又要有紮實的管理檔案的基本技能。因此,檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識,不斷開拓視野,優化知識結構,提高綜合素質,才能做好新時期的檔案管理工作。

2、不斷加強學習,掌握管理技能。

目前,電子計算機技術在檔案管理中的廣泛運用,可以系統地完成檔案的起草、修改、刪減、檢索、列印、登記、彙集統計等工作,這種現代化科技手段和先進操作管理技術,都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、資訊化都是資訊社會對檔案工作的要求,也是檔案工作者的必然方向。所以,檔案管理工作者要結合自己的崗位工作,邊學習邊操作,在提高業務素質的同時,特別是要注重計算機知識、資訊文化的學習掌握,努力使自己具備資訊知識和網路文化的綜合型檔案管理人才。

3、利用現有資源,整理檔案。

檔案記載著豐富的資訊,成為一種豐富的資訊資源。但檔案的整理工作繁瑣,重複勞動多,勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。

一是人工立卷時,立卷人根據自己的理解對檔案進行分類,儘管都依照統一的標準,但因每個人的理解能力不同,對同一個檔案有不同的分類,因此不可避免的產生分類不準的現象,影響案卷的質量,給利用工作帶來不便。因此,要發揮計算機的管理優勢,減少手工操作,提高工作效率。

三、加強檔案管理教育培訓,提高管理人員綜合素質

檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量,為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要,首先要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性,努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由於裝置的現代化,檔案種類和載體的多樣化,管理方法要不斷改革,因此,對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

1、提高認識水平,強化繼續教育。

發展繼續教育需要解決的問題很多,首先,要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續教育在檔案事業發展中的戰略作用和實際意義,認識當前檔案事業的發展,檔案服務質量的提高,其根本出路在於檔案人員整體素質的不斷提高。其次,必須真正培養檔案管理人才,將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。

2、加強制度建設,建立健全執行機制。

加強制度建設,建立良性執行機制是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證。首先,要建立和健全繼續教育的管理制度,如登記、統計、考核、評估、獎勵制度。其次,要建立繼續教育的約束和激勵機制。

約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感,主動地參加定期的繼續教育,更新知識,提高業務能力和水平。比如,檔案管理工作者上崗前和輪崗後的崗位培訓,檔案專業技術人員獲得的專業技術職務可由終身有效改為動態管理。這樣,便可以激發檔案工作者增強參加教育培訓的主動性和積極性。

3、加強綜合培訓,提高業務水平。

從實際出發,按崗位、分層次、多渠道、多形式的開展教育培訓。堅持「學用結合,按需施教,重視實效」的方針,切實遵守學以致用的原則。一是要給檔案專業人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會,儘快提高其專業水平。

給檔案專業人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會,彌補一次性教育的不足。二是要普及相關學科知識。檔案工作融匯了許多相關學科知識,如哲學、歷史學、心理學、行為學等,檔案工作者的繼續教育應注重對相關科學知識的補充和更新。

三是要強化現代科技知識的學習。現代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特徵之一,也是檔案現代化的標誌之一,檔案工作者應加強對資訊科技、計算機、科技軟體等新技術的學習,並靈活運用到實際工作之中。

4、建立獎懲機制,細化考核監管。

進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識,要通過各種形式對他們進行《中華人民共和國檔案法》和國家有關檔案工作規定的宣傳教育,使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務,增強自覺性,為提高效率創造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制,加強對檔案材料的控制、積累並進行檢查考核,做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領導體系,加強對檔案工作的領導、指導、檢查和考核,不斷提高檔案管理工作水平。

3樓:匿名使用者

檔案管理工作是單位管理工作的一部分,是提高單位工作質量和工作效率的必要條件,是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規範的管理檔案,是衡量一個單位管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果,對研究本單位的業績和科學發展提供了第一手資料,是進行科學分析,揚長避短,制定發展方向的好教材。

檔案管理工作做好了,一方面為單位高層管理人員及時瞭解單位整體狀況,適時調整策略提供準確依據,為決策提供支援性證據;另一方面有利於社會各方可以肯定成績,與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下,做好檔案管理工作,不斷地更新檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段,以全面、真實地反映本單位形象和整體發展狀況。因此,做好檔案管理工作對於促進經濟社會的全面發展、不斷提升本行業在市場經濟中的競爭力具有重要意義。

檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足於我國現代化管理的現狀,吸收和借鑑優秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應檔案管理工作的新形勢,指導我國的檔案管理工作,達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感,進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。 檔案管理工作的重要性進一步淡化,很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識,認為檔案管理工作可有可無。

再加上一些檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視,在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感,良好的職業道德,辦事細心的工作態度,樂於奉獻的工作精神,又沒有積累紮實的檔案管理的理論知識、科技知識,因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象,工作責任心不強,對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠,檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個單位。不利於形成管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍,整個單位的檔案意識進一步弱化。

從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史程序遇到新的障礙,在整個事業發展程序中有邊緣化危險。 隨著數字化、網路化的不斷深入,檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的衝擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的**型(電子檔案)。

檔案管理模式也從傳統手工模式不斷髮展,歷經單機資料管理模式、網路資訊管理模式到知識管理模式,並且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基於手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20 世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命週期理論的產生和發展。

檔案生命週期理論將檔案形成到銷燬或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由於檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務物件、儲存場所和管理方式之間具有內在的對應關係。檔案生命週期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎,檔案生命週期理論準確揭示了檔案運動階段的前後銜接和相互影響,為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。 缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造。

目前,一般檔案管理都是採用一臺微機一套軟體的管理辦法,檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網路化發展的需要。檔案管理手段的落後,給檔案工作帶來消極後果,主要是落後的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落後的主要原因有兩點:

一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識,財力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理裝置,但由於檔案管理人員操作不熟練,導致先進裝置沒有起到先進作用。三是,領導重視不夠,雖有微機和檔案網路,但檔案並沒有錄入電腦,還按手工在進行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程式。

在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區,那就是檔案管理工作可有可無,對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實,檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足於我國現代企業管理的現狀,吸收和借鑑優秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應檔案管理工作的新形勢,指導我國的檔案管理工作,達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感,進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

本文采用例證分析的方法,對檔案管理工作的意義、策略等方面進行了深入細緻的研究。結果發現:與傳統檔案管理工作模式相比,電子檔案的管理在檔案管理工作中的優勢非常明顯。

經過認真、細緻的分析,得出如下結論:科學規範的檔案管理只有堅持與時俱進,才能適應新形勢的需要,開創檔案管理工作的新局面。科學規範的檔案管理可以不斷地提升一個單位的管理水平,做好檔案的開發和利用工作,不但可以實現檔案管理工作的自身價值,而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

(白金健)

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