1樓：易書科技
（1）和上司商量，擬定議事日程，並將此分發給參加會議的每位人士。（2）確定出席會議的有關人士，並書面或**通知他們。
（3）準備一份詳細的給上司的議事日程。
（4）準備好議事日程、會議程式和有關資料。
（5）預定好會議室，並在開會前一天親自確認。
（6）如系大型會議，還應與會務接待部門安排好出席者的食宿交通等工作。
（7）確認出席者人數。
（8）準備會議所需物品（如上次會議記錄、有關檔案、議事日程、出席人員登記簿、不能出席會議的有關人士的回函、信紙、記錄本和筆、音響器材等）。
（9）會議前，提前到達會議室，按事先擬定好的座位表安排好座位，準備好茶水及有關物品。
怎樣做好會務工作？
2樓：風水大師
一、會前籌備工作
會議有效的重點是計劃性要好，計劃性就是會前籌備。會前籌備工作做得是否充分，直接關係到會議的成功與否。據統計，會前籌備的效果佔會議有效性的70%。
可以說，高質量的會前籌備工作，是會議質量的保證，是會議成功的前提。因此，必須以高度的責任心做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括擬定會議計劃，組建會務班子，準備會議材料，安排會議後勤保障和佈置會場。
（一）擬定會議計劃 擬定會議計劃是會前籌備的第一步。它指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。
擬訂會議計劃通常是由決策層，如區委常委會議、區**常務會議、單位黨組會等會上議定草案，然後交由牽頭單位具體辦理。它是會議具體的概略安排，通過會議日程顯示出來。擬定會議工作方案的要點是明確會議議程的制定程式以及會議日程的編制方法。
這些都確定好之後即可發出會議通知，通知內容包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員範圍等。
（二）組建會務班子
組建會務班子是會前籌備的第二步。有些會議的規模相對較大，持續時間也較長，因此會有相當繁雜的會前籌備事項。這就需要事先成立一個籌備委員會來負責會議的所有籌備工作。
籌備委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦單位的成員構成。一般可以根據會議的規模、議程等情況成立籌備委員會，可以由一名主要領導任主任，分管領導任副主任，會議相關職能部門主要負責人為成員，在籌備委員會下再建立子工作組，一般可設祕書組、組織組、後勤保障組、宣傳報道組、安全保衛組等，各組確定人員，明確分工，層層負責，並定期碰頭交流工作進展。
（三）準備會議資料
會前籌備的第三步是準備會議資料。會議資料包括領導資料（會上學習的或要宣讀的檔案材料、領導講話稿、主持詞等）、來賓資料（會議指南、會議檔案資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、出席證、列席證、請柬、通訊錄、房卡和餐券等）、會務資料（接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、小組召集人名單、討論地點等）和溝通資料（會議參考檔案、會議宣傳資料、會議簡報、各種記錄、注意事項、各種會議協議合同以及其他相關資料）。有的會議還要編印交流發言材料彙編，印發領導講話稿等。
（四）安排會議後勤保障 凡是連續召開幾天，並且有外地同志參加的會議，就要熱情做好會議生活的安排工作。要根據出席會議的名額，提前編定住宿分配方案，等人員一到立即安置。在住房安排上，對領導和年老體弱的同志應予以適當的照顧。
會議期間的安保、出行、飲食要有專人負責，並事先做好安排。
（五）佈置會場 會場是會議的重要場所，要根據會議的性質與規模把它佈置好，營造出相應的氣氛。在佈置會場時，主要應注意選擇會場、裝飾會場、安排會場座位、佈置主席臺以及其他一些附屬設施。由於會議的型別，規模等都不盡相同，工作程式也會有一定差別，但總的原則是會場佈置要充分體現會議氣氛。
一般包括：
1、懸掛會標、徽記、旗幟等。
2、設定主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設定發言席、簽字席，擺放席卡、泡杯、毛巾、話筒，並保證音響效果。
3、確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區域，並使與會者明瞭。
4、保證照明、通風、投影、錄影、空調裝置齊全、有效。
5、擺放適量花卉。
6、做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。
7、場外彩虹門、氫氣球、歡迎標語、紅地毯、花卉等。
8、進行會前檢查或向領導彙報準備工作情況。
如何提前做好會務準備？
3樓：致尚會務
會前準備需要做好很多事情，大體上講對人的話是衣食住行，交通安排，接待安排，食宿安排，這個都需要會務主辦方提前聯絡好，再就是您這邊的物料準備、會場佈置也應該在會務之前做好佈置與安排。宜昌致尚會務大龍
4樓：永飛夢時代
現在企業經常要召開各種各樣的會議，有企業內部會議，也有企業外部會議;有定期的例會，也有不定期的臨時性會議。作為企業內部的會議，主要有股東大會、董事會、經理會議和一些業務會等等。企業外部的會議也很多，如行業開發戰略研討會、聯合開發新產品討論會等等。
會議的籌備工作屬於祕書的職責範圍。如上所述這些會議，出席的人員都比較多，而且會議日程要安排得比較緊湊，因此，要保證會議善始善終，收到預期的效果，31會議網建議您要做好以下會務準備。
1、 籌備會議
祕書在籌備會議的時候，要對會議的一些關鍵地方作慎密的安排，設想可能出現的問題，以及補救的措施。在籌備會議的過程中，最可怕的是以下兩種態度：一是掉以輕心，「上次開會就是在這裡開的，沒什麼問題，這次大概也不會出什麼問題……」所以，在開會之前，根本沒有想到要去檢查一下麥克風、投影儀等這類會議的關鍵裝置是否完好;如果老是這樣，非捅出漏子不可!
要是捅了婁子，董事長、總經理和其他領導都在場，這個板子打下來，誰也受不了!另一種態度是將就湊合：「時間來不及了，乾脆就用上次會議的代表證好了……」如果祕書在籌備會議過程有這兩種作風，哪怕是其中的任何一種，會議非出漏洞不可，出了問題，就是祕書的失職。
當然，有些偶然的事故不是祕書能預料到的，但是，祕書作為會議的籌備者，要儘量減少各種事故，至少在主觀上不能採取掉以輕心和將就湊合的態度。祕書一旦接受會議籌備的任務，首先就要把握會議的內容、主題和形式，並著手準備以下幾項工作：
確定會議的時間和地點
確定會議的參加人選
草擬會議日程表
起草會議通知
準備會議資料和各種會議用具
5樓：黑色死寂的新芽
需要確認的東西很多，具體的得看你們的規模，基本上是從衣食住行上前期都要到位，包括您這邊的接待安排，住宿，吃飯，還有交通，會議行程的提前通知。還有，這邊對外宣傳的物料要準備，會場佈置，很多事情都需要在會議之前協調好。希望我的回答能夠幫助您，宜昌致尚會務會展****黃經理，4000717186
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